建築板金業金を営む小さな会社の経営者にとって、日々のスケジュール管理方法は切っても切り離せない必修科目です。
自分のスケジュールを管理するだけでは無く、会社全体の進捗状況を合わせて管理しなければならない経営者としては、どんな方法で管理するべきなのか悩みは尽きませんよね。
そこで今回は、小さな会社の板金屋さん向けにスケジュール管理の方法について紹介します。
デジタルとアナログ、どちらでスケジュール管理を行うのか
自分自身の仕事を効率的に行う為の、行動管理をすることがスケジュール管理の要諦です。
あわせて、小さな会社の経営者の場合は、自社で抱える現場全体の管理を行わなければなりません。
自分のスケジュールと会社全体の現場管理、この二つの要素を同時に管理する為には、スケジュールの全体を俯瞰できる紙ベースのスケジュール帳が必要です。
理由は後ほど説明しますが、スマホを使ったデジタルスケジュール帳では一覧性が低くてオススメしません。
できるだけ大きめなスケジュール帳で、マンスリー、ウィークリー、ワンデイの３つが１冊に書き込める物を用意しましょう。
では、このスケジュール帳に書き込むポイントを紹介していきます。
マンスリーには会社全体の現場作業を書き込みます。
マンスリーには、１日ごとに作業を行う予定の現場名を全て書き込んでいきます。
１ヶ月間の全体の工程を考え、着工時期が未定の現場もどんどん書き込んでいきます。
基本的に、現在進行中の現場については全てをマンスリーに書き込んでください。
こうすることで、今後１ヶ月間の仕事量や現場の混み具合が把握できるようになりますよ。
１日の終わりにスケジュール帳を見直して、予定通りに終わらなかった現場は翌日以降に振り替えて書き込みましょう。
ウィークリーには自分自身の１週間予定を書き込みます。
確定している予定は全て書き込み、空いている時間には、未定だけどここで出来れば最良と思える行動について書き込んでいきましょう。
ポイントは、実際の行動と予定が変わっても構わないので１週間分の予定を全て書きだす事と、変更や急な仕事を調整できるように、わざと空いた時間を作っておくことです。
ワンデイには自分自身が実際に行動した内容を書き込みます。
ワンデイはスケジュール管理というより、１日の振り返りに使いましょう。
毎日のルーティンとして、事前に立てていた予定と実際の行動を比べてる癖を付けると、自分のこなせる仕事量や作業にかかる時間を見積もる力が強くなりますよ。
また、１日を振り返りながら上手くいったことを毎日書き込むと、自身のセルフイメージが高まりますので、どんな些細な成功でも書き込むようにしましょう。
まとめ
スケジュール管理は自身の行動管理です。
会社が抱えている現場や自身が抱えているタスクを効率よく行うため、最良の行動を事前にイメージしておく事が大切です。
そのためにも小さなスマホの画面で管理するアプリでは無く、一覧性に優れた紙ベースのスケジュール帳を使って、書き込みながら思考をまとめる癖を付けるとよいですよ。
１日の終わりに自分の行動を見直して、明日以降の仕事をイメージできるようになると、仕事の効率は飛躍的に上がりますので、ぜひ取り入れてみてください。
