スマホを仕事に取り入れると、様々なメリットがあります。
せっかく便利なツールですので、スタッフにも上手く活用していただき、生産性を高めてもらいたいものですよね。
おそらくほとんどのスタッフが、会社に自分用のスマホを持ってきて仕事をしていると思いますが、仕事中は個人用のスマホを使わずに、会社でスマホを支給するのをお勧めします。
一つには、使用状況を管理できないためです。
もちろん仕事中にネットサーフィンやSNSに夢中になるスタッフは多くないと思いますが、公私混同を避けてスタッフの生産性を高めるためにも、会社としてスマホの使用についてのガイドラインは必要ですよ。
もう一つは、会社のスタッフとして外部と連絡を取る必要がある場合の、個人情報保護のためです。
スマホには様々な個人情報が入っています。
情報流出のリスクを最小限度にするためにも、ぜひスタッフには会社所有のスマホを支給しましょう。
利用方法や運用について面倒な部分はありますが、活用すれば便利なツールですのでぜひ有効に使いましょう。
たくさんのスマホアプリがありますが、今回はLINEを仕事に取り入れるためのポイントをいくつか、建築板金屋さんの目線で紹介しますね。
建築板金屋さんの仕事でLINEを活用する６つのポイント
１、スマホは職長に管理してもらいましょう。
もちろん全員に配れるのならそれが一番ですが、最低限、現場のリーダーとなる職長には支給しましょう。
スマホの運用ですが、朝のミーティングで職長に渡して、仕事終わりの日報書きの時に回収、会社で充電するというサイクルにするとよいですよ。
２，現場での施工方法をLINEで相談する。
現場を職長に任せると、いろいろな相談事が出てきますね。
基本的には職長の判断に任せますが、相談するときもLINEで現場から写真を送ってもらえば、指示がしやすいですね。
３，工事写真をLINEで管理する。
現場ごとに行う工事写真の管理もLINEで行います。
着工前、工事中、完了写真をその都度撮ってLINEで送ります。
撮った写真はLINEに保存しておくのではなく、顧客管理をしているエバーノートに圧縮して貼り付けておきます。
LINEで送られた写真にはダウンロードの期限があるので、忘れないよう貼り付けましょう。
工事写真を顧客管理と一元で管理することができるほか、個人顧客さんには請求書と一緒に送る工事完了報告書に写真を使いますので、必ず写真を撮って
もらうようにしましょう。
４，現場地図をLINEで管理する。
仕事をしていると、職人さんを入れ替えたり合流したりと現場を移動してもらうことがありますよね。
会社で管理しているスマホでグループLINEを作れば、現場の位置情報を共有するのが簡単です。
位置情報さえあれば、スマホのナビゲーションソフトで現場の移動も簡単ですよ。
５，グループLINEで情報共有を共有する。
現場地図の他にも、グループLINEではさまざまな情報を共有します。
たとえば現場で忘れ物があったら、とりあえずグループLINEにあげます。
現場移動の合間や、手すきの職人さんで忘れ物をやりとりすれば、仕事の効率を落とさずに忘れ物を送り届けることができますよ。
他にも、現場で打ち合わせた加工品の寸法をLINEで共有すれば、打ち合わせてた職人さんと別の職人さんで加工を先行して行うこともできますね。
６，材料発注にLINEを活用する。
材料問屋の営業さんがLINEのアカウントを持っておられれば、ぜひ発注をLINEでお願いしましょう。
LINEでつながれば発注の記録も残りますし、カタログや実物を写真で送ることもできます。
現場に直送する場合も、LINEで位置情報を送れば簡単に確認してもらえますよ。
もちろん個人携帯の場合は無理強いできませんが、一度確認してみてはいかがですか？
スマホを使った携帯アプリを積極的に活用しましょう。
今回はスマホアプリの活用法としてLINEを紹介しましたが、LINEに限らず、GoogleカレンダーやTimetreeを使って現場スケジュールの共有をするなど、探せば仕事に活用できる様々な携帯アプリがあります。
会社で支給するスマホですので、仕事を効率的にするめられるよう積極的にカスタマイズして活用していきましょう。
